‘De grootste uitdaging het selectieproces’

Door Redactie

5 maart 2020

Naam: Audrey Koenders

Functie: Waarnemend hoofd Relatiebeheer Nationaal Archief Suriname

Relatie met GO opleidingen: Opleidingscoördinator en docent bij de DIV-1 en DIV-2 opleiding die GO in samenwerking met het Nationaal Archief Suriname uitvoert.

 

Audrey is bij toeval in de wereld van het archief terecht gekomen. ‘. Ik wist niets van het archiefwezen ondanks dat ik in die tijd twee straten verwijderd woonde van de Doekhieweg waar het Landsarchief toen stond. Ik zag een sollicitatie oproep van het Ministerie van Binnenlandse Zaken in de krant. Ik solliciteerde, werd opgeroepen en moest mij aanmelden aan de Doekhieweg. Ik hield van geschiedenis en van schrijven (we beschreven toen nog handmatig) waardoor ik van dit werk hield en nog steeds houd.

Inmiddels zijn we aantal jaren verder en heeft Audrey al een vakopleidingen gevolgd. ‘Ik heb in 2003 een crashcourse Archivististiek gedaan met alle aanvullende opleidingen en ben zo dus Archivaris C geworden. Dat hield in dat wij door een docent van de Nederlandse Archiefschool (Fenna Brouwer) zijn getraind. Twee weken strak theorie en daarna twee weken lang praktijk. Dit ging zo twee maanden lang door. Als examen onderdeel moesten wij een archiefbewerkingsplan maken en een inventaris. Na deze crashcourse zijn er meerdere malen opvullende opleidingen verzorgd waarna wij in het bezit kwamen van een archivaris C diploma.’ Audrey is daarna niet stil blijven zitten. Ze is momenteel ook waarnemend hoofd van het NAS en betekent nog meer studie. ‘Momenteel doe ik een Masters in Archival and Records Management. Dat doe ik on-line master bij University of the West Indies. Ik zit in het tweede jaar. Volgend jaar begin ik aan mijn thesis en na afstuderen zal ik dus de titel MA ARCM  dregen. Master of Arts in Archival and Record Management en ben ik dus Archivaris A.

Opleiding en ontwikkeling hebben altijd een grote rol gespeeld voor Audrey. Daarmee kwam ze ook in contact met, eerst SOD-Opleidingen en nu GO opleidingen. En zij is trots met de resultaten die ze als opleidingscoördinator in deze samenwerking heeft bereikt. ‘Als coördinator van de DIV-1 opleiding zijn er vanaf 2011 ongeveer 150 personen geslaagd voor deze basisopleiding documentaire informatievoorziening.  Daarnaast wordt er op de IMEAO-scholen (middelbaar Niveau- secretarieel) ook een DIV les verzorgd.’ Een hele klus om voor elkaar te krijgen voor een organisatie die niet direct is ingericht op het verzorgen van opleidingen. ‘Vooralsnog ben ik nog coördinator, maar deze opleiding gaat naar het opleidingsinstituut van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik heb als coördinator vaak motivatie gesprekken met de mensen. Vaak vragen ze een gesprek bij mij aan, of hebben wij contact via Whatsapp. Zo kan ik ze blijven stimuleren. Ook het feit dat de mensen in de ochtend volgden ipv in de middag had positieve effecten. Sommigen kregen vrij van hun werkgever waardoor ze gemotiveerd naar de opleiding kwamen.’

Ondanks dat Audrey min of meer bij toeval in het archief terecht kwam zie ze wel degelijk het belang van het vak. ‘De schoonheid van het vak zit voor mij in de macht die de informatie deskundige heeft. Het is daarnaast ook in Suriname althans nog een uniek vakgebied. De informatiedeskundige assisteert op een kundige manier de beleidsbepalers. Zij voorzien in de informatie die die beleidsbepalers als ze het zelf zouden moeten zoeken heel lang over zouden doen. Dat is in mijn ogen een positieve machtssituatie.

Audrey ziet de laatste jaren een positieve ontwikkeling, mede door het organiseren van de DIV-1 opleiding, rond het informatiebeheer. ‘Door de DIV-opleiding is er dus op bijna elk ministerie een archivaris C. Maar tegelijkertijd zijn de archivarissen op Master niveau (A) schaars. Er waren drie werkzaam bij het NAS. Nu is er maar één over. Dat komt mede omdat er geen universitaire opleiding is in Suriname op dit gebied. Voor het vak DIV op de middelbare scholen wordt daarom dus steeds gebruik gemaakt van stafleden van NAS.’

Digitalisering in het informatiebeheer is in Suriname nog lang niet zo ver als in Nederland. Toch zijn de veranderingen in zicht. ‘Ik verwacht dat theorie praktijk wordt. Met andere woorden dat de DIV’er (informatiespecialist) inderdaad de rol krijgt van adviseur en dat het belang van die positie wordt onderkend. Wij leren onze studenten dat er traditionele en nieuwe taken zijn van de DIV’er. Bij de nieuwe rol komt dan de adviseur kijken. Het hoofd DIV geeft dan advies aan de minister of directeur en wordt  gekend bij het nemen van beslissingen. Voorheen gebeurde dat niet bij de ministeries.

Maar er zijn uiteraard ook nog voldoende uitdagen op het gebied van informatiebeheer. Audrey ziet op korte termijn vooral de noodzaak van het goed selecteren van archiefbescheiden. ‘Voor Suriname is nu de grootste uitdaging het selectieproces. Het op vakkundige wijze kunnen waarderen van de enorme achterstanden van archieven. Suriname heeft een selectiedoelstelling en criteria die heel ruim geformuleerd zijn en dus het selectieproces niet vergemakkelijken. In januari 2020 zijn de overheidsinstanties en het NAS door prof. Ch. Jeurgens getraind hoe om te gaan met de selectiecriteria en deze juist toe te passen. Deze training is heel goed overgekomen bij de mensen. Er zijn nieuwe deadlines vastgesteld waardoor deze uitdaging nu minder groot is. Hopelijk kunnen we nu stappen maken!’

Heeft Audrey nog wensen? ‘Ik zou maatregelen treffen om als adviesorgaan boven de instanties te staan waaraan ik advies geef. Ik zou ervoor zorgen op het gebied van record management en vooral het digitale gedeelte, koploper te zijn. Dit kan door onder ander een eigen record management systeem laten bouwen, aangepast aan mijn organisatie. Hierbij kan ook gedacht worden aan de routing van stukken, emailarchivering. Archivering van het archief van het archief’

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Lees ook deze artikelen …

Hedendaags ambacht!

Hedendaags ambacht!

Naam: Judith Antonides Functie: Medior medewerker Documentbeheer bij de Gemeente Groningen (Doc Info) Relatie met GO...