Naam: Judith Antonides

Functie: Medior medewerker Documentbeheer bij de Gemeente Groningen (Doc Info)

Relatie met GO opleidingen: Cursist SOD-I

 

Hoe ben je in het vakgebied terecht gekomen?

‘Eigenlijk trok een slogan mijn aandacht: ‘Gaat jouw hart sneller kloppen van het maken van dossiers en het werken in archieven?’ Na mijn afstuderen, een master Culturele Geografie, viel mijn oog eind 2018 op deze vacaturetekst bij de functie van ‘Medewerker documentbeheer’ bij de gemeente Groningen. Na het lezen van de vacature was ik om! Zo sprak het vormen, ordenen en beheren van (beleids)dossiers in combinatie met het helpen van interne ‘klanten’ met (complexe) vragen me erg aan.

Mijn belangstelling voor het ordenen en structureren van ‘informatie’ gaat al ver terug naar de tijd dat ik mij als klein meisje uren kon vermaken met het rangschikken van mijn boeken, schoolschriften en Okki-magazines. Mijn interesse voor het werken binnen de informatie- en archiefwereld werd opnieuw geprikkeld tijdens mijn studietijd in Leiden, waar ik een periode vrijwilligerswerk gedaan heb bij het archief van Museum Beelden aan Zee. Een erg leerzame ervaring!

Sinds anderhalf jaar richt ik me nu dus, binnen mijn huidige functie als medewerker documentbeheer onder andere op het beheren van gemeentelijke informatie binnen het sociaalruimtelijk domein. Dat op die manier twee van mijn grote interesses samenkomen, ervaar ik als een win-win!

Binnen deze functie  ondersteun ik, samen met mijn collega’s de gemeente bij het beheren van gemeentelijke informatie. Naast deze ‘kerntaak’ is er bij de afdeling veel ruimte voor het participeren in projecten en het meedenken over nieuwe ontwikkelingen.

Zo ben ik als projectmedewerker betrokken bij de interne campagne ‘Wijs met Informatie’, waarbij we (nieuwe) medewerkers op diverse manieren bewust willen maken van het belang van goed informatiebeheer -en hun eigen rol en verantwoordelijkheid hierbinnen. Ook bieden we hierin ondersteuning, bijvoorbeeld in de vorm van het ontwikkelen van (kennis)producten, waardoor medewerkers op een laagdrempelige manier wegwijs worden gemaakt binnen het informatiebeheer. Zo werk ik zelf mee aan de vormgeving van e-learning op dit thema.

Naast  ‘Wijs met Informatie’, mag ik samen met een collega meedenken over de vormgeving van de interne auditfunctie bij de afdeling. Hierbij staat het verbeteren- en het bewaken van de kwaliteit van  interne processen en de bijbehorende informatiecomponent centraal. Een relatief nieuwe tak van sport op het terrein van informatiebeheer!

Wat vind je leuk aan het vak?

Hetgeen dat mij zo aanspreekt aan het vak is de kundigheid die je er op kan doen, ik zie het zelf echt als een hedendaags ‘ambacht’. Daarbij komt het dienstverlenende aspect; het ondersteunen van medewerkers bij het toegankelijk en vindbaar maken en houden van gemeentelijke archiefbescheiden. In feite neem je als informatiebeheerder een belangrijke rol in bij het in stand houden van het ‘geheugen’ van de organisatie. Dat gegeven fascineert mij enorm.

Wat vind je minder leuk aan het vak?

Vanuit mijn eigen interesse- en kunde spreekt het functioneel beheer aspect mij minder aan. Van nature ben ik niet zo iemand die zich snel wegwijs maakt in (complexe) ICT-toepassingen. Buiten kijf staat dat het begrijpen en beheren van informatiesystemen in tijden van digitalisering steeds meer gezien wordt als een belangrijke vaardigheid van een informatiebeheerder. Om die reden hoop ik later dit jaar de benodigde kennis van functioneel beheer op te doen tijdens mijn SOD-I opleiding via GO Opleidingen.

Waar verwonder je je over?

De alsmaar toenemende stroom van (digitale) informatie, die sinds een aantal decennia in een rap tempo tot ons komt, verwonderd mij. Naast de snelheid waarin digitale informatie voortbeweegt, fascineert de toegenomen hoeveelheid en diversiteit aan informatiekanalen mij evenzo. Binnen de gemeentelijke ‘muren’ betekent dit dat belangrijke documenten en bestanden niet meer alleen via mailboxen en netwerkschijven de organisatie in- en uitvloeien, maar juist ook via relatief nieuwe ‘kanalen’ zoals WhatsApp, Social Media en de Cloud. Om grip te houden op deze relatief nieuwe informatiestromen, zullen onder andere slimme ‘tools’ ingezet moeten gaan worden.

Wat is het meest opvallendst dat je hebt meegemaakt tot nu toe?

De verschuiving van de primaire verantwoordelijkheid voor informatiebeheer naar de ‘voorkant’ van de gemeentelijke organisatie, als bijeffect van het toegenomen digitale werken, vind ik een opvallende ontwikkeling. Tegelijkertijd verschuift hierdoor de ‘traditionele’ uitvoerende rol van de informatiebeheerder steeds meer naar een controlerende- en regisserende variant.

Deze verschuiving in verantwoordelijkheden zie ik zelf ook terug binnen mijn eigen, veranderende takenpakket. Waar ik mij een jaar geleden namelijk nog volledig richtte op het vormen en waarderen van papieren dossiers, houd ik mij nu  onder meer bezig met interne auditing en het periodiek uitvoeren van kwaliteitscontroles op digitale dossiers in het zaaksysteem.

Hoe zorg je er voor dat je de benodigde kennis en vaardigheden opdoet?

Los van mijn persoonlijke interesse in het werken binnen de informatie- en archiefwereld, had ik bij mijn indiensttreding nog weinig kaas gegeten van het gemeentelijk informatiewezen. Om die reden speelt het meekijken- en doen met ervaren collega’s voor mij nog altijd een essentiële rol bij het opdoen van de benodigde kennis en vaardigheden.

Naast de onmisbare input van mijn collega’s, doe ik veel relevante en actuele vakkennis op tijdens mijn SOD-I opleiding en de 4-daagse cursus ‘Auditing in de Informatiedienstverlening’ via GO-opleidingen. Het volgen van de lessen, verzorgd door docenten met een voelbare passie voor het vakgebied, en het uitwisselen van informatie en ervaringen met medecursisten, maakt dit tot een erg leerzame en interessante combinatie.

Heb je al een verbetervoorstel gedaan?

Van een concreet verbetervoorstel is het nog niet gekomen. Wel streef ik ernaar om vanuit een  positief-kritische houding op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen die het informatiebeheer op de een of andere manier raken. ; zowel bij de afdeling en verdere organisatie als ook in de maatschappij. Zulke ontwikkelingen verhullen soms (indirect) nieuwe inzichten met betrekking tot de huidige ‘gang van zaken’. Zo legt de huidige situatie rondom het Corona-virus onder meer ‘bloot’ hoe we als informatiebeheer om kunnen gaan met het beheren van onze (digitale) archieven op afstand.

Heb je advies voor iemand doe ook aan de slag wil binnen het informatiebeheer?

Mijn advies aan een beginnend collega binnen het informatiebeheer is om al in een vroeg stadium te beginnen met het opdoen van de benodigde kennis en vaardigheden, bijvoorbeeld door het volgen van een goede vakopleiding en/of het meekijken- en doen met de professionals uit de praktijk. Vanuit mijn eigen ervaring draagt het leggen van de juiste basis bij aan het ervaren van (nog meer) zelfvertrouwen en plezier in je werk, en opent het ook nieuwe deuren. Immers: informatiebeheer is veel breder dan dossiervorming alleen!

Tenslotte is het belangrijk dat je jouw organisatie goed leert kennen, en je bij voorkeur nieuwsgierig bent en blijft naar nieuwe ontwikkelingen die het vakgebied raken; bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering en wetgeving. Dit alles helpt je om op succesvolle wijze ‘koers’ te houden binnen de interessante, dynamische wereld van het informatiebeheer!